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Avec Sworkio, je lance ma solution de gestion de projets et facturation pour startup et freelances

Publié par Chris le Samedi, 20 Mai 2017

Lorsque j’ai commencé à travailler en tant que freelance, comme beaucoup, j’ai utilisé la boîte e-mails pour gérer les échanges avec les partenaires et clients, mais j’ai trouvé l’inconvénient de cette façon de travailler. De l’information était souvent perdue pour moi, mais encore plus souvent pour le client qui efface régulièrement ses mails. Il arrive également que certaines conversations ne soient pas accessibles pour certains.

Un outil de gestion de projet et de communication me semblait nécessaire. Et tant qu’à faire, s’il pouvait également de faire des to-do lists, calculer mes heures de travail, me donner accès à un stockage de fichiers en cloud, ce serait bien.

J’ai testé pas mal d’outils qui correspondaient à ce que je voulais et j’ai trouvé des solutions qui me convenaient pour toutes ces tâches. Slack et Trello sont des outils vraiment pratiques et puissants.

Mon problème, c’est que je ne voulais qu’un seul outil.

En 2016, j’ai fini par décider de créer le mien. Dès le début, je me suis dit qu’il pourrait un jour être mis à disposition d’autres personnes, mais alors en SAAS pour s’assurer que je puisse continuer à l’améliorer progressivement. Et comme j’ai toujours été intéressé par les problèmes de digitalisation des entreprises et PME en Wallonie, le projet Sworkio est né.



Qu’est-ce que Sworkio ?

Officiellement, Swokio est une solution SaaS pensée pour les entrepreneurs et les startups qui désirent éviter la complexité des progiciels de gestion intégrés en vous offrant l’essentiel des fonctions de gestion de projet, de communication avec le client et de finance dans un outil à la fois simple, flexible et accessible sur le cloud.

Officieusement, je dirais qu’il s’agit d’un outil qui permet de créer des espaces de travail (#workspaces) qui contiennent, au choix, un outil de collaboration inspiré de Slack, un outil de gestion de tâches inspiré de Trello, un outil de facturation, de gestion des dépenses, un inventaire et un wiki.



En quoi est-il différent des solutions SAAS, CRM et ERP que l’on trouve sur le web?

J’ai profité de mon expérience dans une grande entreprise pour développer cet outil. Ce qui m’a semblé le plus important, c'était de le rendre simple d’utilisation. Suffisamment pour ne pas faire fuir un client avec qui vous voudriez bosser. L’air de rien, c’est un vrai défi, car on a tendance à vouloir ajouter beaucoup de fonctionnalités qui ne sont pas nécessaires dans la majorité des cas.

Alors, bien sûr, pour l’administrateur, Sworkio est un peu déstabilisant au début, car il ne ressemble pas directement à un autre outil. La raison est qu’il ne vous impose pas votre façon de travailler, ce qui est idéal pour moi, mais comprendre la notion de Workspace est indispensable à l’administrateur pour le configurer correctement. C’est Slack qui m’a faire réfléchir à cette notion. En effet, sur Slack vous pouvez créer des channels aussi bien pour travailler en équipe que pour échanger avec un client.

Les workspaces ne servent pas qu’à gérer les projets, mais vous pouvez également créer un workpace #facture ou #inventaires pour chaque commercial, ou tout rassembler.

N’est-ce pas compliqué d’utiliser des workspaces pour gérer les factures?

Non, on peutse limiter à un seul #workspace pour la facturation, c’est au choix, mais si les factures sont créées dans plusieurs workspaces, des fonctions de « finances » permettent à l’administrateur d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les dépenses et factures et les exporter dans un fichier Excel. Ça peut sembler perturbant, au début, de ne pas pouvoir créer de facture en dehors d’un workspace, mais ça permet de garder de la cohérence. On peut également permettre à un client de retrouver toutes ses factures sur son workspace attitré.

Certaines fonctions sont tout de même accessibles qu’en dehors de workspaces tel que l’agenda et la gestion du temps de travail.

J’ai dû faire beaucoup de compromis pour faciliter la gestion de droits. Ici, nous avons 3 types de profils (admin, editeur et invités) et ils n’ont accès qu’aux workspaces auxquels on leur donne accès.


Comment Sworkio pourrait-il s’améliorer ?

En travaillant avec de gros clients qui ont des demandes spécifiques, et avec des partenariats, Sworkio pourrait vraiment évoluer. Ainsi, j’aimerais beaucoup travailler avec un bureau de comptabilité, soit en marque blanche ou sous former de collaboration pour améliorer la partie comptable.

J’aimerais également m’associer avec des unions d’entreprises en Wallonie.

Est-il possible d'avoir une version autohebergée?

Ce n'est pas exclu, mais l'outil nécessite des infrastructures plus complexes (Cloud, dB NoSQL,...) qu’un simple WordPress.

Où sont les données utilisateurs ?

Pour le moment, une partie des données est située en Suisse et les documents des utilisateurs, en Ireland.


Est-il prévu de sortir une version mobile?

L'outil est accessible sur mobile, mais l'ergonomie n'est pas idéale, car l’outil est plutôt Desktop First. Les app IOS et Android sortiront lorsque sworkio sera mature.

Comment tester? Est-il payant?

Son tarif débute commencer à 6€ par mois, TVA comprise, car je le voulais vraiment très accessible pour les freelances. Ca correspond à 1 membre actif, 10 invités et 2go de stockage sur un cloud privé. Bien entendu, il est possible de changer d’offre en cours d’utilisation.

Pendant la période beta, il n’est pas payant mais uniquement sur invitation, On peut demander une invitation sur le site Swork.io

 


A propos de Chris Project Manager Digital. Ex Digital Developer et UIX designer, Ex SEO et Social Media Coordinator pour les medias.
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